Ved påmelding av lag, husk å være så nøye som overhodet mulig med påmeldingen. Det gjør det enklere for de som skal holde styr på all informasjonen som kommer inn. Etter påmeldingsfristens utløp vil ansvarlig person bli tilsendt praktisk informasjon med hvilket hotell/skole sitt lag skal bo på. Lag som bor på hotell må selv kontakte hotellet dere er oppgitt å bo på for navneliste. De fleste vil bli innlosjert på 2-og 3-mannsrom, men dere kan bli innlosjert på rom beregnet for flere enn dette. Det vil dere bli opplyst om når dere kontakter hotellet.
Spillere under seniornivå kan delta i sin årsklasse dersom spilleren fyller år det året sesongen avsluttes. Eksempelvis vil det si at en spiller kan delta i U14 dersom han eller hun fyller 14 det året sesongen avsluttes. Pirates Cup regnes som en avsluttende turnering, altså en turnering som inngår i 2011/2012 - sesongen. Derfor vil en som fyller 14 år i år kunne delta på et U14-lag.
| Klasse | Født tidligst: |
| Mini | 2000 |
| U13 | 1999 |
| U14 | 1998 |
| U15 | 1997 |
| U16 | 1996 |
| U18 | 1994 |
I seniorklassen kan alle delta, skjønt for å delta på banketten må man være fyllt 20 år.
Kampoppsettet skal være ferdig utarbeidet SENEST 2 uker før turneringsstart, og sendt ut til ansvarlig person da, i tillegg til å bli lagt ut på piratescup.no. Husk på at samtlige lag kan bli nødt til å spille kamper på fredag kveld. Ta hensyn til dette når du bestiller reise, dersom du ikke kjører privat.
Ved ankomst skal samtlige lag møtes i Gimlehallen for innsjekking. En ansvarlig representant møter ved innsjekkingsskranken i den lille gymsalen, og får utdelt deltakerbevis og praktisk informasjon. Det vil være en representant fra Pirates tilstede på skolene og hotellene dersom man har spørsmål, samt at kampoppsett, busstider og kontaktdetaljer vil være tilgjengelige på overnattingsstedene.
Vi har satt sammen et par pakker som vi har kalt ”følgepakker”. Dette er for foreldre / venner / andre som har lyst til å være med å følge laget sitt i en av Norges største turneringer. Vi har satt opp en singel-og en dobbelpakke. Singelpakken inkluderer enerom, i tillegg til et kaffekort og en supporter-t-skjorte som du kan ha på deg når laget ditt spiller kamper. Den inkluderer også transport med Pirates offisielle turneringsbuss. Dobbelpakken er for flere som ønsker å dele rom. Det forutsetter minst to stk pr bestilling, og koster 1175,- pr pers.
Lørdag vil det være en turneringsfest både juniorhelgen og seniorhelgen. Det blir mye moro, mye mennesker og god stemning. Inngangsbillett for denne happeningen er inkludert i premium-pakkene. Dersom du bor privat, men fortsatt ønsker å delta på denne festen, vær vennlig å spesifiser det i påmeldingen.